Zu viele E-Mails? So ersetzt du die E-Mail mit M365!

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Das E-Mail Postfach platz mal wieder und du erhältst einfach zu viele E-Mails? Das kann vor allem dann problematisch werden, wenn du den Überblick verlierst und wirklich wichtige Nachrichten untergehen. Es gibt eine Vielzahl an Tools von Microsoft 365, die die E-Mail durch andere effektive Kommunikationsweisen ersetzen. Je nachdem, um welche Art von Mitteilung es sich handelt, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Wir stellen diese im Laufe des Beitrags vor. Wie du also die E-Mail im Unternehmen ersetzen kannst und somit dein Postfach aufräumen und es übersichtlicher machen kannst, erfährst du hier!

HAPPY BIRTHDAY zum 50. Geburtstag!

Die E-Mail feiert ihr 50-jähriges Jubiläum! Kaum zu glauben, oder? Anlässlich des runden Geburtstags haben sich unsere Experten Kai und Andreas im letzten 365talk gefragt, wie zeitgemäß diese Form der Kommunikation überhaupt noch ist. Außerdem diskutieren sie darüber, für welche Erledigungen die Mail noch genutzt und wann lieber auf andere Tools zurückgegriffen werden sollte. Mit diesen Tipps schaffst du es, E-Mails in deinem Unternehmen zu ersetzen und in deinem Postfach aufzuräumen. Zudem wagen die beiden einen Blick in die Zukunft und verraten dir im Video, wo sie die Mail in einigen Jahren sehen. Das Video findest du am Endes des Beitrags.

 

SO ERSETZT DU DIE E-MAIL IM UNTERNEHMEN

Grundsätzlich empfiehlt es sich, für das eigene Unternehmen Kommunikationsrichtlinien festzulegen. Das gilt sowohl für interne als auch für externe Kommunikation und kann zu viele E-Mail im Postfach vermeiden. Auf diese Weise müssen deine Mitarbeiter*innen und Kolleg*innen nicht individuell darüber entscheiden, ob sie auf die Mail oder z.B. auf den Chat (z.B. via Teams, WhatsApp etc.) zurückgreifen sollen.

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile:

  • Die E-Mail ist förmlich und schafft eine klare Trennung zwischen Berufs- und Privatleben. Allerdings gehen Mails häufig in einer gesonderten App, wie z.B. Outlook, ein -und das hat Nachteile.
  • Es dauert länger, bis du die Nachricht gelesen hast. Dadurch wird der Arbeitsfluss eher gestört und unterbrochen. Dem gegenüber ist die Kommunikation über Chatfunktionen natürlich viel zeitsparender und flexibler. Der Nachteil ist hingegen, dass -insbesondere, wenn privat und beruflich dieselben Geräte verwendet werden- die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben immer mehr verschwimmen.
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POWER AUTOMATE UND CO.

Unterschiedliche Automatisierungsprozesse leisten Vorarbeit und können beispielsweise eingehende Mails vorsortieren. Das verhindert zu viele E-Mails im Postfach und so werden z.B. Eingangsrechnungen, die an das Postfach rechnungen@ adressiert sind, automatisch verarbeitet und z.B. an BEXIO oder LEXOFFICE weitergeleitet. Solche Postfächer eignen sich für sogenannte „Shared Mailboxen“. Mehrere Mitarbeiter*innen oder Kolleg*innen haben darauf Zugriff. Dementsprechend sind für die Bereitung mehrere Mitglieder verantwortlich.

Möchtest du mehr über Power Automate oder Shared Mailboxen erfahren? Vereinbare ganz unverbindlich und kostenlos einen Termin mit uns und lass dich beraten! 

 

E-MAILS MIT APPS IM UNTERNEHMEN ERSETZEN

Wie bereits erwähnt, gibt es zahlreiche Apps und Tools, die die Mail-Kommunikation ersetzen. Sie können geforderte Aktionen (zum Teil) übernehmen oder sogar gänzlich ersetzen. Hier eine Übersicht darüber, welche Apps und Tools du wann nutzen kannst.

Microsoft 365 Tool Mögliche Anwendungen
One Drive & Sharepoint; Link zum Teilen
Dateien versenden per Teams oder Mail
Microsoft To Do
E-Mail Nachverfolgung
Bookings
Terminbuchung automatisieren
Teams Genehmigungen
Anträge stellen / verwalten
FindTime
Terminfindung in Gruppen vereinfachen
Planner
Aufgaben anzeigen / aufteilen

Du willst mehr Tipps für eine bessere E-Mail Organisation? Schaue dir auch unseren Blogbeitrag „5 Top Insider Tipps für eine bessere Mail-Übersicht in Outlook“ an. Mach Schluss mit zu vielen E-Mails im Postfach und schau dir noch unser ausführliches Video zu diesem Thema an.

365talk Video

https://youtu.be/FpN6JGuQEzs
 
Wir wünschen viel Erfolg bei der Umsetzung! 

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