Einarbeiten neuer Mitarbeiter mit Microsoft 365

Mitarbeiter-Onboarding: Darum profitiert das Unternehmen von einer guten Einarbeitung

  • langfristiges Binden des neuen Mitglieds an dein Unternehmen
  • nachhaltiges Engagement und Motivation: wenn man sich willkommen geheißen fühlt, gibt man gerne zurück!
  • du zeigst von Tag 1 an den Teamspirit im Unternehmen

Effizientes Einarbeiten mit diesen 4 Tools

  • Microsoft Teams: als „Sammelbecken“ der anderen Anwendungen
  • OneNote: zum Hinterlegen von Videos, Bildern und einer Aufgabenübersicht
  • Microsoft Stream: zum Aufzeichnen und Speichern von Video-Tutorials
  • Sharepoint: Bereitstellen der Ressourcen mit eigener Willkommens-Startseite

 

 

Microsoft Teams: der Alleskönner

Teams bietet sich als Plattform für Inhalte zum Onboarding neuer Mitarbeiter an. Hier können Videocalls, Chats und Anrufe durchgeführt, im gemeinsamen Kanalkalender gearbeitet und Dateien geteilt werden.

Tipp: wenn du ein neues Team erstellst (linke Spalte mit Teams Logo, dann unten auf „Team beitreten oder erstellen“ klicken), kannst du dich an den Vorlagen von Microsoft Teams bedienen. In diesem Fall: Onboarding. Wichtig: du musst die Berechtigung besitzen, ein Team erstellen zu können.

Innerhalb des Teams können dann gemeinsame Termine kommuniziert, Inhalte abgespeichert und Meetings mit Agenda (unbedingt aufzeichnen!) gehalten werden.

Wie du einen gemeinsamen Kalender erstellst, zeigen wir hier.

 

OneNote: der Schmierzettel

Dieses Tool bietet sich vor allem als Übersicht für Inhalte an. Wir nutzen die Anwendung oft als Tabelle, indem wir Aufgaben definieren, Verantwortliche markieren und Lernvideos oder Artikel mit Link hinterlegen.

Wir finden: weniger ist mehr. Es ist wichtig, dass der Mitarbeiter eine Übersicht hat, sich zurechtfindet und alle Inhalte auf Abruf schnell wiederfinden kann. Schließlich lernt man das wenigste aufs erste Mal.

Ein weiterer Vorteil: andere Mitarbeiter und auch das neue Teammitglied können am Dokument mitarbeiten. So bleibt es up to date, wird stetig verbessert und macht jede weitere Einarbeitung effizienter.

 

Microsoft Stream

Du hast hoffentlich daran gedacht, deine Onboarding Meetings aufzuzeichnen. Wenn ja, landen diese automatisch auf Stream.
 
So kannst du die Plattform als Speicher für jede Art von Einarbeitungs-Video nutzen. Wenn du kleine Tutorials zu verschiedenen Abläufen mitfilmst, kann sich der Mitarbeiter die Filme eigenständig ansehen und du musst nicht alles wieder aufs Neue erklären.
 
ACHTUNG: Die Videos werden hier nur für 90 Tage gespeichert. Aber keine Panik – du kannst die Verfügbarkeit manuell einstellen.
 
Zu Microsoft Stream kommst du übrigens über diesen Link.

 

Sharepoint

Die meisten nutzen Sharepoint nicht wirklich zur Unternehmenskommunikation oder als Seite an sich. Aber auch hier gibt es spannende Vorlagen zum Onboarding von Mitarbeitern.
 
Es bietet sich aber super als eigene Seite an, indem du dir deine eigene kleine Onboarding Plattform bauen kannst.
 

Hier kannst du beispielsweise Checklisten erstellen, wie sie wie oben beschrieben in OneNote zu finden sind. Das beste: Du kannst Sharepoint in Teams integrieren und hast so wieder alles schön an einem Ort abgespeichert!

Fazit

Microsoft 365 bietet mit seinen Tools eine super Möglichkeit, neuen Mitarbeitern den Einstieg in das neue Arbeitsumfeld zu erleichtern.
 
Das wichtigste sind allerdings die Inhalte. Denn die besten Anwendungen bringen letzten Endes nichts, wenn das zu Lernende nicht richtig erklärt wird.
 
Hier findest du noch den aufgezeichneten Livestream von Andreas und Kai, indem sie die Prozesse noch genauer erklären: